Objekte einfügen und einbetten

Zunächst ein wenig Theorie: Objekte sind Elemente aus anderen Anwendungen, welche Sie entweder einbetten oder direkt in Word einfügen können. Was unterscheidet diese beiden Arten?

• Eingefügte Objekte: Zum Bearbeiten öffnen Sie die Anwendung, mit welcher das Objekt erstellt wurde. z.B. Excel. Derartige Objekte sind meist in weiteren Dateien gespeichert. Wird diese Datei verändert, werden Sie von Word gefragt ob Sie das eingefügte Objekt aktualisieren wollen. Wenn Sie diese Frage mit ja beantworten, so wird eine (Hier greife ich mal auf das Beispiel Excel zurück:) Anwendung (Excel) kurz geladen, das Objekt (zum Beispiel ein Diagramm) aus dieser Anwendung heraus neu ausgelesen und das bisherige Objekt in Word ersetzt. Bei einem Doppelklick auf das Objekt (z.B. Excel- Diagramm) wird die Anwendung (Excel) gestartet und die Datei, die das Objekt (Diagramm) beinhaltet geladen.
  • Vorteile eingefügter Objekte: Eingefügte Objekte können von Dritten bearbeitet werden, die mit Ihrem Dokument selbst keinen Umgang haben, also Ihr Dokument gar nicht kennen oder kennen müssen. Im Zweifelsfall sparen Sie die mehrfache (redunante) Datenhaltung mit all ihren Problemen.
  • Nachteile: Eingefügte Objekte können nicht bearbeitet werden, wenn die Datenquelle nicht zur Verfügung steht. Unter Umständen benötigt ein Dokument mit einer Vielzahl von verschiedenen eingefügten Objekten nicht unerhebliche Systemressourcen.
• Eingebettete Objekte: Diese Objekte werden innerhalb von Word geladen und auch gespeichert. Beispiel hierfür ist z.B. das Organigramm. Wenn Sie einen Doppelklick auf das Organigramm ausführen, wird diese Anwendung innerhalb von Word gestartet. Sie erkennen dies daran, das die Symbolleisten wechseln. Mehr nicht.
  • Vorteile eingebetteter Objekte: Durch die Speicherung innerhalb des Word- Dokuments sind Sie unabhängig von der Existenz (oder Erreichbarkeit) der einer Datei, welche die Ursprungsdaten enthält.
  • Nachteile: Eingebette Objekte können von Dritten eingesehen und bearbeitet werden. Unter Umständen geben Sie so Daten preis, die Sie eigentlich nicht an Dritte weitergeben wollen.
  • Warnung!
    Bei eingebetteten (eingefügten) Objekten kann sich ein Betrachter der Datei (nicht des Ausdrucks...) die zugrunde liegenden Daten sichtbar machen und dabei an Daten gelangen, die er eigentlich nicht sehen soll! Wir empfehlen dringend vor dem Versand von Word- Dokumenten an Dritte (z.B. per e-Mail) oder vor Bereitstellung im Web diese mit externen Tools stets in das PDF- Format umzuwandeln.

Das Einfügen von Objekten:

• Wählen Sie aus dem MenüEinfügenObjektAus Datei erstellen
• Oder: Wählen Sie aus dem MenüEinfügenObjektRegister: Aus Datei erstellen
• Oder: Wählen Sie aus dem MenüEinfügenObjektRegister: Neu erstellen

Eine weitere wichtige Möglichkeit: Einfügen aus der Zwischenablage

• Markieren Sie in einer OLE (Objekt Linking and Embedding- fähigen Anwendung (z.B. Excel) den Bereich aus welchem Sie ein Objekt erstellen wollen.
• Kopieren Sie das Objekt in die Zwischenablage [STRG]+[C].
  • Wichtig: Wollen Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen (verlinken), so müssen Sie die Datei zuvor speichern!
• Wählen Sie aus dem MenüBearbeitenInhalte Einfügen
• Treffen Sie in dem oben gezeigtem Dialog Ihre Einstellungen. Es st sehr hilfreich, die Erklärungen im Feld Ergebnis sorgfältig zu lesen.