Microsoft Office: Arbeit mit Smart Tags

Neu im Office XP sind die SmartTags. Diese bieten ihnen inhalts- oder aktionsabhängig einige Optionen an, die für bestimmte Elemente Ihrer Dokumente gültig oder möglich sind.

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SmartTags in Word:

Sie können mithilfe von SmartTags Aktionen in Microsoft Word ausführen, für die Sie normalerweise andere Programme öffnen würden. SmartTags werden durch violette gepunktete Linien unter dem Text eines Dokuments gekennzeichnet.

Bewegen Sie die Einfügemarke so lange über Text, der mit einer violetten, gepunkteten Linie unterstrichen ist, bis die Schaltfläche angezeigt wird:
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Aktionen anzuzeigen, die ausgeführt werden können und wählen Sie anschließend eine Aktion aus. Der hier gezeigte SmartTag entstammt einer bei Microsoft downloadbaren Funktion - einem Eurorechner. Seien Sie also nicht verwundert, wenn bei Ihnen Währungsbeträge nicht als SmartTags markiert werden. Andererseits: vielleicht lassen sich Ihre Administratoren ja überreden...

Weitere, eventuell im Dokument enthaltene Schaltflächen

Manchmal werden bei der Arbeit im Dokument möglicherweise weitere Schaltflächen angezeigt. Sowohl die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen als auch die Schaltfläche Einfügen-Optionen besitzen Optionen, die Sie auswählen können, ohne auf eine Schaltfläche auf einer Symbolleiste klicken oder ein Dialogfeld öffnen zu müssen.

Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen
Die Schaltfläche "AutoKorrektur-Optionen" erscheint zunächst als kleines, blaues Feld, wenn Sie den Mauszeiger neben Text stellen, der automatisch korrigiert wurde. Wenn Sie auf dieses Feld zeigen, wird es auf ein Schaltflächensymbol geändert.
Wenn der Text einmal nicht geändert werden muss, können Sie eine Korrektur rückgängig machen oder AutoKorrektur-Optionen aktivieren oder deaktiveren, indem Sie auf die Schaltfläche klicken und die entsprechende Wahl treffen.
Schaltfläche Einfügen-Optionen
Die Schaltfläche "Einfügen-Optionen" wird direkt unter Ihrer eingefügten Auswahl angezeigt, nachdem Sie den Text eingefügt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird eine Liste angezeigt, in der Sie festlegen können, wie die Informationen in Ihr Dokument eingefügt werden.
Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom einzufügenden Inhalt, dem Quellprogramm und dem Format des Zieltextes für die Einfügung ab.

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SmartTags in Excel

Sie können Zeit sparen, wenn Sie SmartTags verwenden, um Aktionen in Microsoft Excel durchzuführen, für die Sie normalerweise andere Programme aufrufen.

SmartTags werden mit violetten Dreiecken in einer Ecke der Zellen Ihres Arbeitsblattes gekennzeichnet.

Finanzsymbol Nach Eingabe eines Aktiensymbols in eine Zelle eines Excel-Arbeitsblattes, z.B. MSFT, können Sie die SmartTag-Option für den direkten Zugriff auf veröffentlichte Webinformationen über ein Unternehmen verwenden, ohne daß Sie ein separates Internetbrowser-Fenster öffnen müssen.
Sie können beispielsweise auf ein SmartTag klicken und dann die Aktion "Aktuelles von MSN MoneyCentral" auswählen. Daraufhin wird im Browser eine Webseite mit Neuigkeiten und Informationen über das ausgewählte Unternehmen angezeigt. Wenn Sie Ihre Bearbeitung auf der Webseite abgeschlossen haben, können Sie den Browser schließen und Ihre Arbeit in Excel fortsetzen.
Der Name einer Person Sie können außerdem Name und Adresse einer Person aus Ihrem Arbeitsblatt in einen Kontakteordner in Microsoft Outlook 2002 aufnehmen, ohne die Informationen in Excel zu kopieren, Outlook zu öffnen und die Informationen in Outlook einzufügen.
Geben Sie statt dessen einen Namen ein, klicken Sie auf SmartTag-Aktionen und wählen Sie dann die Aktion Zu den Kontakten hinzufügen aus. Das Dialogfeld Kontakte wird geöffnet, und Name und Adresse sind bereits eingetragen. Wenn Sie möchten, können Sie noch weitere Informationen eingeben und dann Ihre Arbeit in Excel fortsetzen.

Weitere Schaltflächen, die ggf. im Arbeitsblatt angezeigt werden

Während Ihrer Arbeit mit der Arbeitsmappe können gelegentlich auch andere Schaltflächen angezeigt werden.

Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen
Die Schaltfläche "AutoKorrektur-Optionen" wird zunächst als kleines blaues Feld angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger in der Nähe von Text positionieren, der automatisch korrigiert wurde. Sie verwandelt sich in ein Schaltflächensymbol, sobald Sie darauf zeigen.
Hin und wieder kann es vorkommen, dass Sie nicht möchten, dass Text korrigiert wird. Sie können eine Korrektur rückgängig machen oder die AutoKorrektur-Optionen aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche klicken und die entsprechende Auswahl treffen.
Schaltfläche Einfügen-Optionen
Die Schaltfläche "Einfügen-Optionen" wird unmittelbar unterhalb der eingefügten Auswahl angezeigt, nachdem Sie Text oder Daten eingefügt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird eine Liste angezeigt, in der Sie auswählen können, wie die Informationen in das Arbeitsblatt eingefügt werden sollen.
Die Verfügbarkeit der Optionen hängt von der Art des einzufügenden Inhalts, vom Programm, aus dem die einzufügenden Daten stammen, sowie vom Format des Textes, in den Sie einfügen möchten, ab.
Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen
Die Schaltfläche "Auto-Ausfülloptionen" wird unmittelbar unterhalb der Füllauswahl angezeigt, nachdem Sie ein Arbeitsblatt mit Text oder Daten gefüllt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird eine Liste angezeigt, die Optionen für den Umgang mit dem Text oder den Daten beim Ausfüllen enthält.
Die Verfügbarkeit der Optionen hängt vom einzufüllenden Inhalt, vom Programm, aus dem die einzufüllenden Daten stammen, sowie vom Format des Textes bzw. der Daten, die sie einfüllen möchten, ab.
Schaltfläche Optionen zur Fehlerüberprüfung
Die Schaltfläche "Spur zum Fehler" wird neben der Zelle angezeigt, in der ein Formelfehler aufgetreten ist. Außerdem wird ein grünes Dreieck in der oberen linken Ecke der Zelle dargestellt. Wenn Sie auf den Pfeil neben Spur zum Fehler klicken, wird eine Liste mit Optionen für die Fehlerüberprüfung angezeigt.
Schaltfläche Einfügen-Optionen
Die Schaltfläche "Einfügen-Optionen" wird neben den eingefügten Zellen, Zeilen oder Spalten angezeigt. Wenn Sie auf den Pfeil neben Einfügen-Optionen klicken, wird eine Liste mit Formatierungsoptionen angezeigt.

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SmartTags in PowerPoint:

Ein "Smarttag" ist eine Schaltflächenart in Microsoft PowerPoint 2002, die angezeigt wird, nachdem eine bestimmte Aktion, z. B. die automatische Textkorrektur oder eine Kopier- und Einfügeoperation, erfolgt ist. Die Schaltfläche verfügt über ein Menü mit Optionen, mit deren Hilfe Sie das Ergebnis der Aktion kontrollieren können. Wenn PowerPoint beispielsweise für den ersten Buchstaben eines Wortes einen Großbuchstaben verwendet, das Wort jedoch mit einem Kleinbuchstaben beginnen soll, können Sie im Schaltflächenmenü auf die Option Rückgängig: Automatische Großschreibung klicken, um die Aktion rückgängig zu machen.

PowerPoint umfasst mehrere dieser Smarttag-Schaltflächen, die alle auf ähnliche Weise funktionieren, jedoch unterschiedlich aussehen und jeweils einen bestimmten Zweck erfüllen:

Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen
Die Schaltfläche "AutoKorrektur-Optionen" wird nach einer automatischen Korrektur oder Änderung, z. B. der Umwandlung eines Klein- in einen Großbuchstaben oder eines Netzwerkpfades in einen Hyperlink, angezeigt. Die Schaltfläche wird in Form eines kleinen blauen Feldes angezeigt, wenn sich der Mauszeiger in der Nähe des geänderten Textes befindet; die Schaltfläche wird dann zu einem Schaltflächensymbol, das ein Menü anzeigt, sobald Sie auf die Schaltfläche zeigen und klicken. Wenn die Korrektur nicht gewünscht ist, können Sie die Optionen im Menü verwenden, um die Korrektur rückgängig zu machen, um diese Art von Korrektur vollständig zu deaktivieren oder um das Dialogfeld AutoKorrektur zu öffnen und die Einstellungen anzupassen.
Schaltfläche Einfügen-Optionen
Die Schaltfläche "Einfügen-Optionen" ermöglicht Ihnen die bessere und flexiblere Kontrolle bei der Auswahl des Formats eines eingefügten Elements. Die Schaltfläche wird direkt unterhalb des eingefügten Elements, z. B. eines Textabschnitts, einer Tabelle oder einer Folie, angezeigt und weist Optionen für die Formatierung des Elements auf. Wenn Sie beispielsweise eine Folie kopieren und einfügen und das Einfügen hinter einer Folie erfolgt, die eine andere Entwurfsvorlage verwendet, können Sie angeben, ob das ursprüngliche Design der Folie beibehalten oder die eingefügte Folie das Design der Folie übernehmen soll, hinter der sie eingefügt wird.
Schaltfläche Optionen für das automatische Anpassen
Die Schaltfläche "Optionen für das automatische Anpassen" wird angezeigt, wenn PowerPoint die Größe des von Ihnen eingegebenen Textes an die Größe des aktuellen Platzhalters anpasst. Wenn die Textgröße nicht geändert werden soll, können Sie die Optionen im Schaltflächenmenü verwenden, um die Anpassung rückgängig zu machen oder um das Dialogfeld AutoKorrektur zu öffnen und die automatische Anpassung zu deaktivieren. Für Layouts mit einer einzigen Spalte stehen Ihnen zudem Optionen zur Verfügung, um zu einem Layout mit zwei Spalten zu wechseln, um eine neue Folie zu beginnen, die den Text aufnehmen soll, oder um den Text auf zwei Folien aufzuteilen.
Schaltfläche Optionen für automatisches Layout
Die Schaltfläche "Optionen für automatisches Layout" wird angezeigt, nachdem Sie ein Element, z. B. ein Bild, ein Diagramm oder eine Tabelle, eingefügt haben, durch das das ursprüngliche Layout der Folie verändert wird. Um das neu hinzugefügte Element aufzunehmen, passt PowerPoint das Folienlayout automatisch an. Falls gewünscht, können Sie die Schaltflächenoptionen verwenden, um die automatische Layoutanpassung rückgängig zu machen oder um sie vollständig zu deaktivieren.